Российское представительство BP внедрило облачную систему электронного документооборота DirectumRX
23 март 2018 17:40 #67547
от ICT
ICT создал тему: Российское представительство BP внедрило облачную систему электронного документооборота DirectumRX
Российское представительство BP, одной из крупнейших нефтегазовых компаний мира, перешло на облачный электронный документооборот. Все договоры и ключевые документы по закупкам теперь согласуются в системе DirectumRX. Основной целью внедрения СЭД стало повышение эффективности и прозрачности работы с документами. Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска. Кроме того, нужны были инструменты для контроля затрат в разрезе подразделений и контроля лимитов при согласовании договорных документов в рамках утвержденных расходов по закупке. Важными критериями при выборе системы стали поддержка английского языка и возможность работать с системой удаленно. В пользу DirectumRX также сыграли удобный интерфейс и невысокая стоимость аренды сервисов – облачная СЭД не требовала высоких стартовых затрат. Все задачи, которые руководство компании поставило перед командой проекта, были решены: организация архива электронных документов; миграция исторических данных; автоматизация процессов согласования договоров и счетов; отображение факта утверждения нового поставщика; интеграции с сайтом ЦБ РФ для загрузки актуального курса валют; интеграция с учетной системой Sun. Основные требования удалось закрыть за счет базовых модулей DirectumRX: «Делопроизводство» и «Договоры». Для решения специфических задач было сделано несколько доработок. Сначала компания планировала автоматизировать только работу с договорами и входящими счетами. Но предпроектное исследование показало, что нужно добавить еще один процесс, как предшествующий первым двум, – согласование заявок на закупку. Для этого функиональность DirectumRX была расширена: внесен модуль согласования заявки на закупку. Для этого были созданы новый тип документа «Заявка на закупку» (Sourcing Request) и новый тип задачи. В рамках задачи согласуется закупка, определяется и одобряется поставщик по заявке. Отдел закупок в режиме онлайн получает всю актуальную информацию по сформированным заявкам и статусе их исполнения. В DirectumRX теперь можно работать с лимитами по закупкам – появилась вкладка «Контроль затрат» (Spend control). Пользователи могут оперативно отслеживать, какая сумма была согласована в заявке на закупку, на какую сумму уже заключены договоры и доп. соглашения, на какую оплачены счета. Компания работает с четырьмя валютами: RUB, USD, EUR, GBP, поэтому в DirectumRX реализовали загрузку курсов валют с сайта ЦБ РФ. Для анализа данных требовался общий знаменатель – им был выбран доллар США. Таким образом, суммы по заявкам, контрактным документам и входящим счетам получили общий эквивалент в виде американской валюты. Руководители компании работают в Outlook. Для этого была организована работа с СЭД через почту – согласующий получает входящее письмо в Outlook из системы DirectumRX с просьбой рассмотреть документ, ответом он фиксирует свое решение, добавляет комментарии и отправляет сообщение обратно в DirectumRX. Так, согласующие могут участвовать в процессе не заходя в систему и не меняя привычный для себя интерфейс. При таком согласовании лицензии DirectumRX не требуются, соответственно компания экономит на лицензиях. Кроме того, в рамках проекта была проведена миграция исторических договорных документов и входящих счетов на оплату, реализована интеграция с Sun Systems через обмен файлами в формате XML. Сегодня к DirectumRX подключено 75 пользователей. Благодаря облачной архитектуре компании удалось снизить затраты на покупку отдельного сервера и начать работу в системе, в том числе с удаленным офисом. Руководитель отдела закупок полностью контролирует и имеет возможность отслеживать весь процесс. В планах компании – автоматизация финансового архива и кадровых процессов. Несмотря на определенные ограничения системы, в целом DirectumRX оправдал ожидания компании и успешно выполняет возложенные на него задачи. Результатом внедрения проекта стала оптимизация работы департаментов компании, обеспечение оперативного взаимодействия сотрудников, обеспечение всестороннего контроля исполнения поставленных задач в системе. Создано единое информационное пространство; сокращены сроки рассмотрения и согласования документов; упрощены процедуры передачи документов внутри организации и поставщикам услуг; обеспечены возможности получения четкой информации о статусе запросов и документов; минимизированы возможности утери данных о статусе документов, внесенных в систему; снижены расходы, связанные с хранением и движением документов на бумажных носителях.
Ссылка на источник
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
Похожие статьи
Тема | Релевантность | Дата |
---|---|---|
Российское подразделение Glenmark внедрило систему DirectumRX | 25.81 | Пятница, 23 ноября 2018 |
«ВР-Ресурс» внедрил систему электронного документооборота DirectumRX | 22.85 | Суббота, 28 апреля 2018 |
Российское подразделение Volvo CE внедрило систему "Альфа-Авто" | 18.01 | Четверг, 02 июля 2015 |
«ГИРС-сервис» внедрил облачную ECM-систему DirectumRX | 17.78 | Среда, 10 февраля 2016 |
Directum представил систему межкоропоративного документооборота DirectumRX 2.5 | 17.32 | Вторник, 22 ноября 2016 |
ВТБ запустил систему электронного документооборота с ФССП | 15.41 | Четверг, 11 октября 2018 |
«Радеж» внедрила систему электронного документооборота Docsvision | 15.24 | Понедельник, 09 апреля 2018 |
Ofd.ru запустил собственную систему электронного документооборота «Поток» | 15.24 | Понедельник, 26 ноября 2018 |
"Лукойл" переходит на систему электронного кадрового документооборота | 15.24 | Среда, 07 декабря 2022 |
Промсвязьбанк запустил систему юридически значимого электронного документооборота по факторингу | 14.92 | Четверг, 26 ноября 2015 |