DirectumRX реализовал безбумажное управление первичной документацией в «Калининграднефтепродукте»

Сеть автозаправочных станций «Калининграднефтепродукт» оптимизировала с помощью DirectumRX работу с финансовой документацией. Благодаря электронному архиву компания отказалась от большого объема бумажных документов и ускорила процессы управления первичными документами. В планах – интеграция СЭД с учетными системами предприятия. Предприятию требовалось сократить затраты на возросший объем первичных учетных документов, упростить их хранение и поиск, а также ускорить обмен между территориально разнесенными точками АЗС. Для этих целей компания решила внедрить систему электронного документооборота. Из представленных на рынке продуктов была выбрана СЭД DirectumRX, в чью пользу сыграли дружелюбный интерфейс и простота освоения. Сопутствующим фактором стало то, что в «Сургутнефтегазе» – головной организации предприятия – документооборот ведется в системе Directum. Чтобы ускорить обработку «первички», в DirectumRX были настроены шаблоны и регламенты для тех видов документов, которые в компании наиболее часто печатаются и перемещаются между нефтебазами, точками АЗС и бухгалтерией. Порядка 300 сотрудников компании управляют товарными отчетами, товарно-транспортными накладными и другой учетной документацией в DirectumRX: формируют документы на основе файлов, выгруженных из систем управления АЗС; отправляют их по регламенту на согласование и подписание ответственным; передают подписанные электронной подписью документы на проверку и проводку в бухгалтерию. Также упростилась подготовка к проверкам регуляторов – в DirectumRX настроена массовая выгрузка первички для предоставления в налоговые органы. Андрей Куимов, начальник ИТ-отдела «Калининграднефтепродукта», отметил: «Уже спустя месяц после внедрения DirectumRX объем бумажных документов компании уменьшился в несколько раз – сократились площади бумажного архива. Специалисту нефтебазы теперь не нужно печатать по пять копий товарно-транспортных накладных, товарные операторы и операторы АЗС заполняют не четыре-пять документов, а всего один. Снизились транспортные расходы – пропала необходимость физического перемещения большого числа документов между подразделениями. Полностью исключили риск потери документов во время транспортировки. Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам требует в разы меньше времени». В дальнейшем в компании планируется настроить интеграцию СЭД с учетными системами сети АЗС для исключения двойного ввода информации, автоматизировать новые виды документов и организовать мобильное рабочее место для водителей бензовозов. Ссылка на источник