РКИТ автоматизировала делопроизводство и совещания в «Алансе»
30 мая 2019 12:40 #81673
от ICT
ICT создал тему: РКИТ автоматизировала делопроизводство и совещания в «Алансе»
Специалисты РКИТ создали для «Аланса» решение по автоматизации процессов делопроизводства и совещаний. Решение отвечает особенностям организации делопроизводства в группе компаний, автоматизирует рутинные операции, снижает нагрузку на руководителей и делопроизводителей при работе с документами; сокращает ошибки в данных документов при заполнении карточек; помогает контролировать исполнение поручений. «Аланс» выполняет инженерные изыскания, топографо-геодезические, кадастровые, оценочные и другие виды работ на территории Западной и Восточной Сибири, Дальнего Востока. Для контроля исполнения поручений руководства, управления делопроизводством, организации совещаний «Аланс» требовалась единая система документооборота. Поскольку «Аланс» входит в группу компаний, система должна играть роль диспетчера: автоматически маршрутизировать потоки информации в зависимости от юридического лица. Руководство компании принимало непосредственное участие в разработке ТЗ будущей системы, поэтому она изначально была нацелена не только на автоматизацию документооборота, но в первую очередь на решение управленческих задач. В ходе рабочих встреч заказчик и РКИТ согласовали объем работ, сформировали план проекта на 4 месяца. Еженедельно заказчику предоставлялась очередная итерация решения с учетом доработок под требования компании. В итоге были подготовлены: документ «Согласование конфигурации информационной системы» и прототип системы. В ходе опытной эксплуатации прототипа специалисты «Аланса» протестировали заложенные в систему сценарии бизнес-процессов, работоспособность прикладного решения, готовность к промышленной эксплуатации. Сформировали дополнительные требования по удобству эксплуатации и развитию функциональности системы. В «Аланс» автоматизированы процессы: работа с входящей корреспонденцией, резолюциями, поручениями, проектами исходящих документов. Помимо стандартных функций делопроизводства (регистрация, отправка на рассмотрение, подготовка резолюций и поручений, проектов ответа, контроль исполнения поручений), предусмотрена связь с договорами по шифру договора. Таким образом, вся переписка, имеющая отношения к договорным обязательствам, должна автоматически прикрепляться к карточке договора; работа с внутренними документами и ОРД (служебными записками, приказами, распоряжениями). Система сохраняет проекты внутренних документов, позволяет отследить историю по изменениям и утрате силы приказов. Настроен контроль исполнения поручений, устных распоряжений руководства через систему. Лист ознакомления с организационно-распорядительными документами формируется автоматически. В ходе доработок были подготовлены шаблоны для всех видов внутренних документов и юридических лиц, входящих в состав группы компаний. При использовании шаблона реквизиты юр. лица заполняются из карточки. Система автоматизирует комплекс процедур по управлению совещаниями: от формирования повестки и предварительного обсуждения отдельных вопросов до контроля исполнения поручений, зафиксированных в протоколе. Кроме того, в ресурс «Совещания» в ходе проекта был добавлен этап согласования повестки и протокола, множественный выбор участников совещания, возможность копирования повестки по кнопке. Автоматически все поручения поступают в папку делопроизводителя «На контроле». Вопросы, которые, по мнению руководителя, требуют особого внимания, он ставит на личный контроль при помощи специальной кнопки. В папку «Просроченные на рассмотрении» делопроизводителю поступают документы, с которыми руководитель не успел вовремя ознакомиться. Таким образом, ни один документ не остается без внимания. Руководители освобождаются от рутинной работы по подготовке резолюций и поручений по входящим документам. Делопроизводитель создает проекты поручений по шаблонам и направляет руководству. Руководителю требуется только утвердить направленный ему проект резолюции. В системе учтены особенности организации делопроизводства «Аланса». Документы привязаны к определенному юридическому лицу; файлы формируются по шаблонам в зависимости от вида документа и организации; список подписантов ограничен юридическим лицом; настроена отдельная нумерация документов для каждой организации. Короткая ссылка на материал: [url]#[/url]
Ссылка на источник
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
Похожие статьи
Тема | Релевантность | Дата |
---|---|---|
Закон Яровой: итоги совещания рабочей группы | 9.85 | Понедельник, 23 января 2017 |
Российская порноактриса пропиарилась на криптовалюте по итогам совещания у Путина | 9.75 | Среда, 11 октября 2017 |
Directum модернизировала делопроизводство в «ЕАЕ-Консалт» | 9.58 | Пятница, 03 ноября 2017 |
«ОДК-Газовые турбины» автоматизировали делопроизводство с Directum | 9.48 | Четверг, 13 июля 2017 |
«RKIT: Корпоративное делопроизводство» внесено в рекомендованный список Минкомсвязи | 9.27 | Пятница, 17 марта 2017 |
«Казахстанские Железные Дороги» автоматизировали архивное делопроизводство на базе решения Abbyy | 9.08 | Среда, 11 ноября 2015 |
Ericsson автоматизировала производство 5G | 6.26 | Вторник, 17 сентября 2019 |
Axelot автоматизировала склад ОЛТА | 6.19 | Вторник, 16 декабря 2014 |
Axelot автоматизировала склад «Пет Ритейл» | 6.19 | Понедельник, 15 августа 2016 |
Logistix автоматизировала склад IspiritGroup | 6.19 | Понедельник, 10 апреля 2017 |